Privacyverklaring

Verzameling van persoonlijke informatie

Algemeen

"Persoonlijke Informatie" betekent informatie die een bepaalde consument of huishouden identificeert, betrekking heeft, beschrijft, kan worden geassocieerd met of redelijkerwijs direct of indirect met een bepaalde consument of huishouden kan worden gekoppeld, zoals uw naam, post- en e-mailadres, telefoonnummer en andere informatie die ons in staat stelt u op een fysieke locatie, online of via elektronische communicatie, inclusief telefoon of e-mail, te bereiken.

Hoofdlettertermen die hier niet zijn gedefinieerd, hebben de betekenis die eraan wordt gegeven in de SaaS-overeenkomst en de Servicevoorwaarden. De SaaS-overeenkomst en de Servicevoorwaarden beschrijven volledig zowel de verplichtingen van Proctorio als de instelling met betrekking tot de vertrouwelijkheid van gegevens.

Proctorio beperkt de persoonlijke informatie die van eindgebruikers wordt verzameld via hun gebruik van Proctorio's diensten.

Proctorio verzamelt alleen persoonlijke informatie zoals door uw instelling is opgedragen. Dit is afhankelijk van de diensten en instellingen die door de relevante door de instelling goedgekeurde vertegenwoordigers zijn geselecteerd.

Proctorio pseudoanonimiseert specifieke persoonlijke informatie van de testkandidaat.

Audio-, video- en schermopnames en beelden die door Proctorio zijn verzameld en opgeslagen, zijn versleuteld en kunnen alleen worden ontsleuteld door door de instelling goedgekeurde vertegenwoordigers. Voor de zekerheid kan Proctorio de door Proctorio verzamelde en opgeslagen audio-, video-, schermopnames en beelden niet ontsleutelen.

Als u vrijwillig persoonlijke informatie verstrekt via de websites of diensten van Proctorio, kan Proctorio deze informatie behouden.

Diensten van Proctorio's Instelling: Wanneer een instelling Proctorio's Diensten aanschaft, bepalen het type dienst en de instellingen die door de instelling worden gekozen welke persoonlijke informatie een instelling aan Proctorio kan verstrekken of wat Proctorio van de examendeelnemer kan verzamelen. Dit wordt hieronder in meer detail beschreven.

Audio-, video- en schermopnames en beelden van testdeelnemers die van instellingen ontvangen en door Proctorio worden verwerkt, zijn end-to-end versleuteld en kunnen alleen worden ontsleuteld door door de instelling goedgekeurde vertegenwoordigers.

Proctoring

Alleen een instelling mag Proctorio verzoeken om geautomatiseerd of live surveilleren te gebruiken tijdens de afname van een examen.

Bij zowel geautomatiseerd als live proctoring kan een examenbeheerder Proctorio opdracht geven om examenkandidaten te monitoren via een webcam, microfoon, browser en/of desktop om de integriteit van de toets te waarborgen. Dit kan een scan omvatten van de omgeving, het scherm en het computerscherm van de examendeelnemer. Deze monitoring wordt ofwel geautomatiseerd en/of uitgevoerd door een live surveillant. De examenkandidaat wordt vóór het begin van het examen op de hoogte gebracht of er geautomatiseerd of live surveillant wordt gebruikt.

Video- en audio-opname

Alleen uw instelling beheert en beheert de decryptiesleutels die nodig zijn om audio- en video-opnamen en beelden van de examenkandidaten te ontsleutelen. Zoals eerder vermeld, kan Proctorio de door Proctorio verzamelde en opgeslagen audio-, video- en schermopnames en beelden niet ontsleutelen.

De instelling bepaalt of audio en/of video wordt gebruikt om examensessies te monitoren en/of op te nemen, en alleen de examenbeheerders hebben toegang tot deze audio- en/of video-opnames. Indien geselecteerd, kan de gehele examensessie worden opgenomen.

De instelling beslist ook of het geluid van de examendeelnemer tijdens de examenpoging wordt opgenomen. Indien geselecteerd, kan de microfoon van de examendeelnemer tijdens de sessie worden ingeschakeld.

Audio-, video- en beeldbestanden worden versleuteld voordat ze worden overgedragen aan Proctorio's cloudprovider op de door de instelling aangegeven locatie. De instelling onderhoudt en beheert decryptiesleutels, en alleen de instelling mag deze sleutels toewijzen aan personen die door de instelling als passend worden aangewezen.

Afhankelijk van de locatie van de instelling worden deze audio- en videobestanden opgeslagen op de servers van Proctorio's cloudprovider in de VS, Europa, Canada, Japan, Australië, Zuid-Afrika, Singapore of Abu Dhabi. Deze bestanden verlaten nooit de controlerende locatie van de instelling.

Record Screen, Record Web Traffic en Record Room/Periodic Desk Scan zijn extra opties die een examenbeheerder kan selecteren voor een examen.

Controleer ook dat Audio, Video, Desktop en Handtekening door de examenbeheerder kunnen worden geselecteerd en de examendeelnemer moet deze acties uitvoeren vóór de start van het examen.

Als gevolg van deze door de instelling geselecteerde monitoring- of verificatieopties kan Proctorio persoonlijke informatie verzamelen, zoals de afbeelding van een testdeelnemer en persoonlijke informatie, die gedeeld kunnen worden via het scherm, de desktop, webcam, het webverkeer of de microfoon van het apparaat van de examendeelnemer.

Gezichts- en blikdetectie

Als uw instelling ervoor kiest om gebruik te maken van Proctorio's surveillancediensten die video-opname mogelijk maken, gebruikt Proctorio gezichtsdetectie of blikherkenning om mogelijk verdachte testactiviteiten te markeren en zo door de instelling goedgekeurde vertegenwoordigers te helpen de beoordelingsintegriteit te behouden. De instelling kan ervoor kiezen gezichtsherkenning en blikherkenning als secundaire instelling van de video-opnamefunctie uit te schakelen als zij gezichtsherkenning en blikherkenning wil vermijden, maar toch de examensessie wil opnemen.

Proctorio gebruikt niet wat conventioneel bekend staat als "biometrie" of "gezichtsherkenning"-technologie. Gezichtsherkenning identificeert specifieke personen uniek door te beoordelen of het gezicht in de ene afbeelding overeenkomt met het gezicht in een andere afbeelding. Het vereist een database van ofwel afbeeldingen van iemands gezicht, of biometrische representaties van hen, en technologie die nieuwe beelden of biometrische representaties vergelijkt met vermeldingen in die database.

In plaats daarvan gebruikt Proctorio "gezichtsdetectie" of "blikdetectie"-technologie. Een fundamenteel verschil tussen deze technologieën en biometrie of gezichtsherkenningstechnologie is dat gezichts- of blikdetectietechnologieën geen geometrie of herkenningspunten als identificatie gebruiken. Daarnaast kan dit verschil worden geïllustreerd door de vragen die ze beantwoorden:

• Gezichtsherkenning: "Komt het gezicht op deze foto overeen met het gezicht op deze andere foto?"
• Gezichtsdetectie: "Is er een gezicht op deze foto?"
• Blikdetectie: "Kijkt de persoon weg van de camera of het examenscherm?"

Gezichtsdetectie kan identificeren dat er een menselijk gezicht aanwezig is in een afbeelding of video, maar het kan die persoon niet identificeren – alleen dat er inderdaad een persoon in de afbeelding of opname aanwezig is.

Blikdetectie kan bepalen in welke richting de persoon kijkt, maar kan niet bepalen wie hij of zij is of waar hij naar kijkt.

Als de examenbeheerder het gebruik van video-opname toestaat, gebruikt Proctorio gezichtsherkenning om videobewijs te markeren dat mogelijk het aantal personen in de directe nabijheid van de testdeelnemer aangeeft, maar Proctorio probeert niet te bepalen wie die personen zijn.

Als een examendeelnemer het gezichtsdetectieproces niet doorstaat en binnen drie pogingen een examen inschrijft, start een Proctorio Support Agent een live chat om het probleem op te lossen. De Support Agent kan toegang tot webcambeelden van het systeem opvragen, instructies geven die zorgen voor duidelijk vastgelegde beelden, en het systeem indien nodig overrulen om de exameninvoer te versnellen.

Als de examenbeheerder het gebruik van video-opname toestaat, kan Proctorio met blikdetectie videobewijs markeren dat de persoon naar iets anders keek dan het apparaat dat hij gebruikte om het examen af te leggen. Dit helpt door de instelling goedgekeurde vertegenwoordigers prioriteit te geven waar ze de examenvideo-opnames moeten bekijken om te bepalen of de examendeelnemer ongeautoriseerde materialen raadpleegde of externe hulp kreeg tijdens de examenpoging. De instelling kan er echter voor kiezen gezichtsherkenning en blikherkenning als secundaire instelling van de video-opnamefunctie uit te schakelen als zij wil afzien van gezichtsdetectie en blikdetectie, maar toch de examensessie op te nemen.

Monitoring tijdens een examen

Wanneer examenbeheerders kiezen voor geautomatiseerde of live surveillerende diensten, gebruikt Proctorio technologie om automatisch bepaalde informatie te verzamelen over de activiteiten van een examendeelnemer tijdens de examensessie om de integriteit van het examen te beschermen. De gemarkeerde gedragingen kunnen gezichts- en blikdetectie (hierboven beschreven) omvatten om te monitoren of de examendeelnemer de sessie verlaat, het volgen van hoofdbewegingen om te monitoren hoe vaak de examennemer wegkijkt, geluidsdetectie om te monitoren of er andere stemmen in de ruimte zijn, antwoordtijd op vragen, verbroken internetverbindingen en andere activiteiten die kunnen wijzen op onregelmatige testactiviteiten. Bij gebruik van deze diensten monitort Proctorio's geautomatiseerde technologie continu de applicaties en processen die op het apparaat draaien tijdens een examensessie en tijdens examenbeoordeling.

Als een instelling rapportage heeft aangevraagd, kunnen de gegevens van de examenkandidaten worden geaggregeerd en kunnen individuele gegevens van de examenkandidaten worden vergeleken met de geaggregeerde data om patronen of afwijkingen te vinden, zoals of een examendeelnemer ongewoon lang heeft besteed aan het beantwoorden van een vraag ten opzichte van andere gebruikers.

Proctorio heeft geen en heeft geen "normale" profielen vastgesteld of testdeelnemers vergelijkt met een bewaard gebleven of geaggregeerd normaal.

Aan het einde van een examensessie heeft de door de Instelling goedgekeurde vertegenwoordiger toegang tot een samenvattend rapport van deze gemarkeerde activiteiten, evenals de ruwe gegevens die de dienst verzamelt van elke sessie van de testdeelnemer. De door de Instelling goedgekeurde vertegenwoordiger bepaalt vervolgens of verdere actie nodig is. Geaggregeerde gegevens worden ook aan de door de Instelling goedgekeurde vertegenwoordiger verstrekt (bijvoorbeeld de gemiddelde tijd die gebruikers aan een examenvraag hebben besteed, de gemiddelde tijd die aan de gehele toets is besteed en de gemiddelde datum/tijd waarop gebruikers de examensessie begonnen).

Alleen een instelling bepaalt of instellingen worden ingeschakeld, welke instellingen zijn ingeschakeld voor het markeren van onregelmatig testgedrag, en welke indicatieniveaus (groen, geel, rood) worden toegekend aan bepaalde activiteiten van de testdeelnemer tijdens een examen. Na de beoordeling door de door de instelling goedgekeurde vertegenwoordiger kan alleen zij bepalen welke actie met betrekking tot een examenmaker moet worden ondernomen.

Proctorio neemt geen beslissingen met betrekking tot de testafnemer op basis van gemarkeerde activiteit.

ID-verificatie

Daarnaast kan een instelling een optie kiezen om de identiteit van de examendeelnemer te verifiëren voordat ze aan het examen beginnen. De instelling kan kiezen voor Live ID-verificatie of de optie Geautomatiseerde ID-verificatie. In beide opties kunnen de verzamelde persoonlijke gegevens naam, overheids-ID-nummer en geboortedatum omvatten als de examendeelnemer ervoor kiest hun door de overheid uitgegeven ID te gebruiken, of vereist de instelling dat de examendeelnemer de door de overheid uitgegeven ID gebruikt om hun identiteit te valideren.

Deze ID-afbeelding, samen met andere audio-, video- en schermopnames en afbeeldingen van de testkandidaten, worden opgeslagen met Zero-Knowledge Encryption door Proctorio zoals hieronder beschreven.

Proctorio gebruikt een subprocessor van derden om identiteitsverificatie van testdeelnemers uit te voeren. Bij het uitvoeren van identiteitsverificatie, en met expliciete toestemming van de testkandidaten, verstrekt Proctorio de subprocessor creditcards, identiteitsdocumenten en/of biometrische gegevens ("Onderliggende Data") van de testkandidaten, uitsluitend om de identiteit van de testdeelnemers te verifiëren. Zodra de subprocessor de identiteit heeft geverifieerd, start Proctorio een redactiesequentie van de subprocessor die vervolgens onmiddellijk alle Onderliggende Data verwijdert. Proctorio bewaart of slaat op geen enkel moment Onderliggende Gegevens.

Live ID

Als deze optie door de instelling wordt gekozen, wordt een foto van het door de instelling geaccepteerde identiteitsbewijs verzameld met de webcam en versleuteld op de servers van Proctorio. De afbeelding zal toegankelijk zijn voor een door de instelling goedgekeurde vertegenwoordiger, samen met de examenresultaten binnen het beoordelingsplatform van de instelling. Daarnaast zal een proctor tijdens de pre-checks vragen om het door de instelling geaccepteerde identiteitsbewijs te zien en deze informatie registreren. Een toezichthouder kan deze informatie niet persoonlijk opslaan of gebruiken behalve om de identiteit van de examendeelnemer te verifiëren.

Het bestand wordt rechtstreeks van de testpersoon naar de proctor verzonden. Na de transmissie en het verifiëren van de identiteit wordt het bestand onmiddellijk verwijderd.

Geautomatiseerde ID

Als deze optie door de instelling wordt gekozen, wordt een foto van het door de instelling goedgekeurde identiteitsbewijs verzameld met de webcam en versleuteld op de servers van Proctorio. De afbeelding is alleen toegankelijk voor een door de instelling goedgekeurde vertegenwoordiger, samen met de examenresultaten binnen het beoordelingsplatform van de instelling.

Originaliteitsverificatie

Als een instelling de Originaliteitsverificatietool van Proctorio kiest, kan de eindgebruiker vrijwillig een opdracht indienen met inhoud of gegevens inclusief persoonlijke informatie.

Vergrendel de instellingen

Als deze instellingen door een instelling zijn geselecteerd en ingeschakeld op een beoordeling die gebruikmaakt van Proctorio's Services, kunnen deze functies worden gebruikt in plaats van of naast de hierboven beschreven monitoringfuncties.

Afhankelijk van welke functies door een instelling worden gekozen, wordt het apparaat van de examendeelnemer vergrendeld zodat hij geen toegang heeft tot websites, bestanden of andere online of apparaatbronnen. De examenkandidaten worden alleen tijdens de examensessie verhinderd materialen te downloaden of informatie in te voeren die niet met het examen te maken heeft. Dit wordt gedaan om de integriteit van de toets te waarborgen.

Wanneer Proctorio als browserextensie werkt, heeft het alleen beperkte toegang tot het computersysteem van een testkandidaat. Dit omvat geen toegang tot persoonlijke documenten of bestanden die op de machine zijn opgeslagen.

Gebruikers kunnen de Proctorio-extensie direct na het indienen van een examen uitschakelen.

Hoewel dit niet nodig is, kunnen examenkandidaten Proctorio direct na het afleggen van een examen verwijderen of uitschakelen, en het alleen opnieuw installeren of inschakelen bij het afleggen van toekomstige Proctorio-examens.

Examenkandidaten worden gewaarschuwd wanneer Proctorio tijdens het examenproces opneemt, door het Proctorio-schildpictogram rechtsboven in de browser dat groen wordt, en tijdens de examenbeoordeling.

Dit groene pictogram geeft aan dat de extensie tijdens het examen draait.

Lock Down-instellingen omvatten het volgende, en examenbeheerders kunnen ervoor kiezen om een deel, alle of geen van deze instellingen tijdens het examen te implementeren:

Lees en wijzig gegevens op de websites die je bezoekt

Hierdoor kan Proctorio op elke website draaien die door je examenbeheerder of instelling vereist is, zonder extra toestemmingen.

Displaymeldingen

Proctorio kan een pop-up melding tonen terwijl je in het examen bent als je weg van het examen navigeert. Deze melding geeft aan dat je terug moet keren naar het examenvenster.

Pas je kopieer- en plakfunctionaliteit aan

De functionaliteit van het Proctorio-platform bevat niet de mogelijkheid om de inhoud van het klembord van de examendeelnemer te lezen of te verzamelen. In plaats daarvan vervangt Proctorio tijdens het examen de klembordtekst door Proctorio's eigen inhoud om distributie van exameninhoud te voorkomen.

Leg content vast van je scherm

Deze opname-instelling draait alleen tijdens het examen en de examenbeoordeling. Dit zorgt ervoor dat de examenkandidaten binnen het examen blijven en hun werk tonen met geautoriseerde tools en middelen.

Beheer je downloads

Downloads door een examendeelnemer worden alleen tijdens het examen verhinderd. Dit zorgt ervoor dat exameninhoud niet extern wordt gedeeld.

Identificeer opslagapparaten

Opslagapparaten van de testafnemer worden tijdens het examen gedetecteerd en geïdentificeerd. Proctorio werpt geen opslagapparaten uit.

Beheer je apps, extensies en thema's

Proctorio beheert niet de thema's van het apparaat van een testkandidaat. Maar Proctorio beheert wel extensies en applicaties die Proctorio kunnen belemmeren om goed te werken.

Verander je privacy-gerelateerde instellingen

Proctorio gebruikt dit om tijdelijk de optie voor het "wachtwoord" invullen van de examenstudent in de browser te blokkeren tijdens het examen.

Zero-Knowledge Encryptie

Bij het verwerken en beveiligen van testgegevens van een instelling doet Proctorio geen grapjes. Daarom gebruikt Proctorio een end-to-end encryptiemethode genaamd "Zero-Knowledge Encryption."

"Zero-Knowledge Encryption" betekent dat alleen door de Instelling goedgekeurde vertegenwoordigers van Instellingen de versleutelde examenopnames op de servers van Proctorio kunnen ontsleutelen en bekijken.

Alleen de instelling heeft de "sleutel" die nodig is om toegang te krijgen tot persoonlijke informatie die zij aan hun testdeelnemers of aan Proctorio hebben verstrekt. Proctorio gebruikt PBKDF2-HMAC-SHA512 om de sleutels te genereren. Vervolgens wordt AES-256 GCM-encryptie gebruikt om de bestanden te versleutelen en tot slot gebruikt Proctorio TLSv1.2 en TLSv1.3 met perfecte voorwaartse geheimhouding om alle data over te dragen.

Proctorio gebruikt Zero-Knowledge Encryption voor alle audio-, video- en schermopnames en afbeeldingen die door een testkandidaat worden verzonden. Dit betekent dat alleen door de Instelling goedgekeurde vertegenwoordigers de versleutelde informatie kunnen ontsleutelen, bekijken en beoordelen.

Testwedstrijdrecords

Alle examenregistraties die "studenten" of "onderwijsgegevens" zijn die Proctorio van een instelling heeft verkregen, zijn eigendom van de instelling en vallen onder controle van die instelling. Instellingen of de betreffende examendeelnemer bezitten de gegevens.

Proctorio zal de instructies van de instelling opvolgen en er alles aan doen om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving. In deze gevallen is Proctorio een verwerker voor de instelling en is de instelling de verantwoordelijke. De privacyverklaring van de instelling regelt het gebruik van de informatie van de testkandidaat.

Als u informatie zoekt over uw examenregistraties, neem dan contact op met uw instelling.

Informatie verzameld van door de instelling goedgekeurde vertegenwoordigers

De onderstaande secties beschrijven persoonlijke informatie die kan worden verzameld van een door de instelling goedgekeurde vertegenwoordiger.

Veilige Examenproctor-administratie - Registraties van instellingen

Om een instelling te registreren om gebruik te maken van de dienstensuite van de Proctorio, moet er een beheerdersaccount worden aangemaakt. Om een account voor uw instelling te registreren, moet een door de instelling goedgekeurde vertegenwoordiger persoonlijke informatie verstrekken, zoals:

• Naam van door de instelling goedgekeurde vertegenwoordiger
• Telefoonnummer
• Naam van de instelling
• Campus e-mailadres

Verzoek om demo

Voor door de instelling goedgekeurde vertegenwoordigers om een demonstratie van de Proctorio-diensten aan te vragen, moet u persoonlijke informatie verstrekken zoals:

• Naam van door de instelling goedgekeurde vertegenwoordiger
• Telefoonnummer
• Naam van de instelling
• Campus e-mailadres

Secure Exam Proctor exam inschakelen

Een door de instelling goedgekeurde vertegenwoordiger kan doorgaans de Secure Exam Proctor gebruiken om examens af te nemen. Om dit te doen, hoeft de door de instelling goedgekeurde vertegenwoordiger zijn naam of andere persoonlijke informatie niet te verstrekken. Zij hoeven alleen de enkele aanmeldgegevens te verstrekken die via het examenplatform van de instelling worden beheerd. Door de instelling goedgekeurde vertegenwoordigers stellen hun exameninstellingen in om te kiezen of ze de volgende soorten gegevens van de examenkandidaten verzamelen:

• Audio-opnamen
• Video-opnames
• Gezichtsdetectie
• Blikdetectie
• Informatie op het computerscherm van de testdeelnemer
• Websites die tijdens de examensessie worden bezocht

Technische ondersteuning voor Secure Exam Proctor

Om contact op te nemen met technische ondersteuning, persoonlijke informatie zoals:

• Naam van door de instelling goedgekeurde vertegenwoordiger
• Telefoonnummer
• E-mailadres

kan worden verzameld bij een door de instelling goedgekeurde vertegenwoordiger om het probleemoplossingsproces te vergemakkelijken.

Het openbaar maken van dergelijke informatie door een examenbeheerder is vrijwillig en zal niet aan derden worden verkocht.

Enquêtes, wedstrijden, feedback

Daarnaast kan Proctorio door de instelling goedgekeurde vertegenwoordigers of examenkandidaten uitnodigen om deel te nemen aan enquêtes, vragenlijsten, wedstrijden, of om contact op te nemen met Proctorio met vragen, opmerkingen of feedback.

Deelname is vrijwillig en alleen degenen die zich hebben aangemeld of toestemming hebben gegeven, worden benaderd.

Vanwege de aard van sommige van deze activiteiten kunnen ze het verzamelen van persoonlijke informatie omvatten, zoals uw:

• Naam van door de instelling goedgekeurde vertegenwoordiger
• E-mail
• Instellingen
• Locatie

Klantenservice

U kunt contact opnemen met Proctorio over Proctorio's producten en diensten of met klantenservice-vragen. Afhankelijk van de manier waarop u contact opneemt, zullen bepaalde persoonlijke informatie zichtbaar zijn voor Proctorio. Deze informatie wordt hieronder vermeld. Behalve deze informatie die inherent zichtbaar is op basis van uw gekozen communicatieplatform en optioneel als informatie nodig is om uw identiteit te verifiëren, vereist Proctorio nooit dat u persoonlijke informatie verstrekt.

Klantenservice-e-mails

Als u contact met ons opneemt per e-mail, zal Proctorio uw e-mailadres opzoeken en opslaan.

Klantenservicetelefoontjes

Als u ons telefonisch benadert, zal Proctorio uw telefoonnummer opvragen en opslaan.

Klantenservice Live Chat

Als je contact met ons opneemt via chat, zal Proctorio je IP-adres verkrijgen en slechts een deel daarvan opslaan.

Sollicitanten

Proctorio kan ook persoonlijke informatie verzamelen van sollicitanten die nodig zijn voor de sollicitaties, zoals:

• Naam sollicitant
• E-mail
• Postadres
• Overheids-ID-nummers
• Geboortedatum
• Arbeidsgeschiedenis
• Academische geschiedenis

Marketing

Proctorio kan ook persoonlijke informatie verzamelen van vertegenwoordigers van de instelling en andere professionals, zoals hun naam en e-mailadres, om marketingcommunicatie te versturen over Proctorio's producten en diensten. Deze communicatie vindt alleen plaats als zij toestemming hebben gegeven voor het ontvangen van deze informatie. Proctorio verkoopt, draagt of gebruikt uw gegevens niet voor enig ander doel dan om Proctorio's diensten te leveren.

Proctorio stuurt GEEN marketingcommunicatie naar examenkandidaten.

Automatisch verzamelde informatie; loginformatie

Wanneer je de Sites en Diensten opent via een browser, applicatie of ander apparaat, registreren de servers van Proctorio automatisch bepaalde informatie. Deze serverlogs bevatten informatie zoals:

• Je webverzoek
• Uw interactie met een dienst
• IP-adres (slechts een deel van het IP-adres wordt opgeslagen)
• Browsertype (alleen op hoog niveau)
• Browsertaal
• De datum en tijd van uw verzoek

Proctorio slaat geanonimiseerde logbestanden van webservers op door slechts een deel van het IP-adres van de gebruiker te behouden en de user agent te generaliseren.

Proctorio gebruikt geen apparaatvingerafdrukken in logs.

Betalingen voor testafnemers

Sommige instellingen kunnen van de examendeelnemer eisen dat hij betaalt voor de diensten. In die gevallen gebruikt Proctorio een externe processor om de beoordelingsbetalingen van de testafnemer te verwerken. De verzamelde informatie wordt alleen gebruikt door de externe verwerker van Proctorio voor het aanschaffen van de dienst. De verzamelde informatie kan omvatten:

• Creditcardnummer
• Creditcard beveiligingscode van 3-4 cijfers
• IP-adres
• User agent
• E-mailadres - om een digitaal ontvangstbewijs te ontvangen

Klantrekeningen en betalingen

Proctorio kan ook persoonlijke informatie verzamelen van door de instelling goedgekeurde vertegenwoordigers die Proctorio's Services gebruiken om bedrijfsinformatie te verifiëren, klantaccounts aan te maken en betalingen te verwerken. Proctorio kan financiële informatie verzamelen van potentiële klanten om Proctorio's klantbetalingen te verwerken, zoals:

• Bedrijfsnaam of vertegenwoordiger van de bedrijfspersoon
• Zakelijke e-mail
• Zakelijk telefoonnummer
• Zakelijk adres
• Bankrekeninginformatie
• Belasting-ID-nummers

Soms betalen door de instelling goedgekeurde vertegenwoordigers de diensten met een creditcard. In die gevallen gebruikt Proctorio een externe processor om de beoordelingsbetalingen van de testnemer te verwerken. De verzamelde informatie wordt alleen gebruikt door de externe verwerker van Proctorio voor het afkopen van de dienst. De verzamelde informatie kan omvatten:

• Creditcardnummer
• Creditcard beveiligingscode van 3-4 cijfers
• IP-adres
• User agent
• E-mailadres - om een digitaal ontvangstbewijs te ontvangen

Met behulp van uw informatie

Het gebruik van persoonlijke informatie door Proctorio hangt af van of wij informatie verwerken voor een instelling of dat een individu persoonlijke informatie rechtstreeks aan ons verstrekt of Proctorio's sites bezoekt.

Als dataverwerker

Wanneer Proctorio verwerker is voor een instelling, gebruikt Proctorio persoonlijke informatie zoals geïnstrueerd door de betreffende instelling voor de volgende doeleinden van de instelling. De hieronder vermelde diensten worden volledig beschreven in de sectie "Verzameling van persoonlijke informatie".

Onthoud alstublieft dat een instelling beslist welke producten of diensten van Proctorio worden gebruikt:

• Geautomatiseerde surveillering
• Live Proctoring
• Geautomatiseerde ID-verificatie
• Live ID-verificatie
• Originaliteitsverificatie
• Registratie van een instelling
• Aanmaken van administratief account
• Gebruik van het beoordelingsplatform voor instellingen
• Het beheren van de Secure Exam Proctor-omgeving
• Verwerking van klantbetalingen en/of betalingen van testdeelnemers

Let op: De instelling bepaalt welke producten of diensten van Proctorio worden gebruikt en welke instellingen en functies worden ingeschakeld.

Exploitatie en beveiliging van de locatie

Als controller en exploitant van Proctorio's Site verzamelt Proctorio automatisch informatie en loggegevens om Proctorio's Sites te beheren.

Proctorio houdt het totale aantal bezoekers aan Proctorio's Site bij, het aantal bezoekers aan elke pagina van Proctorio's Site, het browsertype en de IP-adressen. Proctorio anonimiseert het IP-adres echter door het laatste octet van het adres te verwijderen, waardoor Proctorio jou of je exacte locatie niet kan identificeren.

Proctorio kan ook getraceerde gegevens analyseren op trends en statistieken in het aggregaat. Dergelijke informatie wordt alleen in aggregaatvorm bijgehouden, gebruikt en openbaar gemaakt en bevat geen persoonlijke informatie.

Proctorio heeft ook beveiligingstools en -processen voor websites, waaronder penetratietests en kwetsbaarheidsscans, om de beveiliging van de site en de bescherming van informatie beter te waarborgen. In het geval van een firewall-gebeurtenis of andere poging die een firewallregel activeert, actief of passief, wordt het betreffende IP-adres volledig geregistreerd en onderhouden in onze databeveiligingstrackingsystemen.

Gedeidentificeerde gegevens/aggregaatinformatie

Voor klantfacturatie en gebruik

Proctorio gebruikt gede-identificeerde informatie voor facturering en gebruiksanalyse van Proctorio's Services.

Uw informatie delen

Proctorio verkoopt geen gegevens van testdeelnemers aan derden.

Proctorio deelt geen testgegevens met derden voor marketingdoeleinden.

Als gegevensverwerker:

Gegevens die het systeem van Proctorio binnenkomen, zijn versleuteld met een niet-gedeelde sleutel die is opgeslagen in het beoordelingsplatform van een instelling en kunnen alleen worden ontgrendeld door de door de instelling goedgekeurde vertegenwoordiger binnen het beoordelingsplatform. Proctorio gebruikt het beoordelingsplatform om informatie te verkrijgen over de rol van de gebruikers. Dit beperkt het delen van informatie met gebruikers die niet als door de instelling goedgekeurde vertegenwoordiger zijn gelabeld. Het hele proces is transparant voor de eindgebruiker.

Als datacontroller:

In gevallen waarin Proctorio de beheerder is en Proctorio persoonlijke informatie verzamelt van de testkandidaat, bijvoorbeeld wanneer een testnemer contact opneemt met de klantenservice van Proctorio of serviceinformatie opvraagt, of wanneer een individu ons rechtstreeks benadert, akkoord gaat met deelname aan bepaalde activiteiten, of bij het bezoeken van Proctorio's sites zoals:

• Onderzoeken
• Wedstrijden
• Feedback
• Klantenservice
• Klantrekeningen en betalingen van testdeelnemers (Proctorio kan klantgegevens verzamelen om Institution-accounts op te zetten en betalingen te verwerken)
• Sollicitaties
• Marketing
• Voortdurende verbetering, productontwikkeling en onderzoek

Proctorio mag uw persoonlijke gegevens verstrekken onder de volgende beperkte omstandigheden:

Recht en schade

Proctorio mag de informatie van de examennemer bekendmaken als Proctorio van overtuiging is dat het redelijkerwijs noodzakelijk is om te voldoen aan een wet, verordening of juridisch verzoek; om de veiligheid van iemand te beschermen; om fraude, beveiligings- of technische kwesties aan te pakken; of om Proctorio's rechten of eigendommen te beschermen.

Bedrijfsoverdrachten

Persoonlijke informatie van testkandidaten die wordt beheerd op het examenplatform van de instelling is eigendom van de instelling. Audio-, video- en schermopnames en beelden die zijn opgeslagen op de Proctorio-servers zijn pseudogeanonimiseerd en versleuteld en worden niet verkocht of overgedragen aan een derde partij als Proctorio betrokken is bij een overname, fusie of andere bedrijfsreorganisatietransactie. In dergelijke gevallen, en in overeenstemming met en beperkt tot gegevensbeschermingswetten en privacyverplichtingen, kunnen marketinganalysegegevens, CRM-gegevens, klantenlijsten en andere pseudogeanonimiseerde gegevens worden openbaar gemaakt of overgedragen als onderdeel van een bedrijfsreorganisatietransactie; mits de overnemer zich verbindt de informatie te gebruiken op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving en deze privacyverklaring.

Proctorio verkoopt en zal uw gegevens niet verkopen of anderszins overdragen aan derden, behalve zoals specifiek vermeld in de Voorwaarden van Proctorio.

Identificatieverificatie

Proctorio kan met individuele toestemming derde partijen inschakelen voor identiteitsverificatie om met succes deel te nemen aan of een proctored examen in te dienen via Proctorio's Services.

Betalingsverwerking

Proctorio gebruikt een externe betalingsverwerker om betalingen te verwerken. Proctorio verzamelt geen betalingsinformatie rechtstreeks en is geen gelddienstverleningsbedrijf. Voor zover dergelijke functionaliteit beschikbaar is in de Services, wordt deze geleverd door een niet-geaffilieerde derde partij en, net als elke andere derdepartijdienst, onderworpen aan hun gebruiksvoorwaarden.

Derdepartij-dienstverleners

Proctorio gebruikt externe dienstverleners om Proctorio's diensten te leveren, zoals het hosten van Proctorio's diverse blogs, Help Center en kennisbanken, en om instellingen te helpen het gebruik van Proctorio's diensten te begrijpen. Omdat Proctorio Zero-Knowledge Encryption gebruikt voor audio, video, schermopnames en beelden, is deze versleuteld en niet toegankelijk voor de derde dienstverlener. In alle gevallen mogen externe dienstverleners alleen gegevens gebruiken voor Proctorio's zakelijke doeleinden zoals gespecificeerd in Proctorio's schriftelijke overeenkomst met hen en niet voor hun eigen doeleinden. Deze diensten kunnen informatie verzamelen die door uw browser wordt verzonden als onderdeel van een webpaginaverzoek, zoals cookies of uw IP-verzoek. Proctorio blijft aansprakelijk onder de DPF-principes als de derde-partij dienstverleners persoonlijke informatie verwerken op een manier die niet in overeenstemming is met de DPF-principes.

De subprocessors die Proctorio gebruikt worden hieronder vermeld, maar Proctorio kan deze lijst periodiek bijwerken.

Vereiste subprocessors voor alle diensten:

Azure

Doel: Cloud Service Provider

Locatie: Internationaal

Website: https://azure.microsoft.com/

Cloudflare

Doel: Content delivery network (CDN), webapplicatiefirewall (WAF), reverse proxy met Data Localization Suite voor regionale verkeersverwerking, en botdetectie (Cloudflare Turnstile) op dashboard-aanmeld- en aanmeldpagina's.

Locatie: Internationaal (Data Localization Suite voor regionale verwerking)

Website: https://cloudflare.com/

Constellix (Digicert)

Doel: DNS-diensten

Locatie: Internationaal

Website: https://constellix.com/

Optionele subprocessors voor aanvullende diensten:

ClassCalc

Doel: Calculator-applicatie

Locatie: VS

Website: https://classcalc.com/

Optionele subprocessors voor ondersteuningsdiensten:

Google, Inc. (Werkruimte)

Doel: E-mailondersteuningsprovider

Locatie: VS en Europa

Website: https://workspace.google.com/

Olark

Doel: Chatondersteuningsprovider

Locatie: VS

Website: https://olark.com/

Proctorio d.o.o

Doel: Ondersteunende diensten

Locatie: Servië

Website: https://proctorio.com/

Twilio

Doel: Oproeproutering en SMS-provider

Locatie: VS

Website: https://twilio.com/

Zendesk

Doel: Helpdesk en ondersteuning

Locatie: VS

Website: https://zendesk.com/

Optionele subverwerkers voor betalingsdiensten:

Streep

Doel: Aanbieder van betalingsverwerking

Locatie: VS en Europa

Website: https://stripe.com/

Proctorio behoudt zich het recht voor om deze lijst indien nodig bij te werken.

Om ervoor te zorgen dat u op de hoogte bent van alle updates, kunt u hier regelmatig op de hoogte zijn van updates. U kunt zich ook abonneren om updatemeldingen te ontvangen op github.com/proctorio/policies.

Marketing

Proctorio gebruikt zoekmachines (Bing en Google), betaalde sociale media (LinkedIn, Twitter en Facebook), e-mailmarketing (huidige en toekomstige Proctorio-blog), wedstrijden (CRM-informatie), enquêtes (anoniem en/of CRM) en leadgeneratieformulieren (Facebook, G2 en LinkedIn) om marketing te bieden aan vertegenwoordigers van de instelling die zich hebben aangemeld voor het ontvangen van marketingmateriaal.

Proctorio richt zich niet op testkandidaten.

Datatransfers van Proctorio-vestigingen

Supporttickets krijgen een anonieme ID toegewezen zodat geen enkele supportaanvraag persoonlijk identificeerbaar is. Daarnaast bevatten supporttickets geen ingesloten persoonlijke informatie, tenzij deze specifiek door de gebruiker in de tekst van het supportverzoek wordt vermeld. Proctorio Supportmedewerkers zijn gevestigd in de VS, Duitsland en Servië.

Supportmedewerkers hebben alleen-lezen toegang tot de ID die aan de gebruiker is toegewezen, samen met alle persoonlijke informatie die nodig is om identiteit te verifiëren of die vrijwillig door de gebruiker wordt gegeven. De Support Representatives zijn verplicht alle persoonlijke informatie, vereist of vrijwillig verstrekt, direct na het beantwoorden en oplossen van het supportverzoek te verwijderen.

Daarnaast kan Proctorio de volgende informatie verzamelen en overdragen aan Duitsland, Servië en/of de VS wanneer dit noodzakelijk wordt geacht voor het exploiteren van een bedrijf of een ingehuurde dienst(en):

• IP-adressen
• User agent details
• Beheerdersaccountinformatie
• Informatie over de functionaliteit van het beoordelingsplatform
• Klantfacturatie-informatie

Deze gegevens worden overgedragen afhankelijk van wat de instelling, haar gebruikers en wat noodzakelijk wordt geacht voor de werking van Proctorio's website(s), applicatie(s) en/of diensten.

Andere openbaarmakingen

Proctorio mag de informatie van de examennemer openbaar maken om het doel te vervullen waarvoor u deze verstrekt en om overeenkomsten met Proctorio af te dwingen of toe te passen.

Hoe zit het met studentenonderwijsgegevens en FERPA?

Proctorio houdt zich aan de Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), waar van toepassing, wanneer het diensten verleent aan onderwijsinstellingen in de Verenigde Staten die onder FERPA vallen.

Proctorio werkt samen met instellingen om naleving van FERPA en de toepasselijke privacywetgeving te waarborgen. Een van de belangrijkste manieren waarop wij ons inspannen om aan FERPA te voldoen en openbaarmaking te beperken, is het versleutelen van audio-, video- en schermopnames en beelden van testkandidaten. Zoals beschreven in deze privacyverklaring gebruikt Proctorio Zero-Knowledge Encryption om dit te doen wanneer een instelling een overeenkomst heeft om gebruik te maken van de diensten van Proctorio.

Wat is FERPA?

FERPA is een federale wet die studenten (of ouders/voogden voor leerlingen onder de 18 jaar of niet ingeschreven aan een postsecundaire instelling) bepaalde rechten verleent met betrekking tot hun opleidingsgegevens.

In de Verenigde Staten heeft Proctorio overeenkomsten met onderwijsinstellingen die onder FERPA vallen en fungeert Proctorio als derde partij dienstverlener van dergelijke onderwijsinstellingen en moet er alles aan doen om in het algemeen te voldoen aan FERPA als "School Official." Dit betekent dat Proctorio Proctorio's diensten verleent namens de onderwijsinstelling en alleen zoals door hen geautoriseerd voor legitieme onderwijsdoeleinden.

Waarom is FERPA belangrijk?

FERPA beschermt studenten tegen het openbaar maken van hun informatie aan derden zonder toestemming van de in aanmerking komende student (18+) of van de ouder/voogd, tenzij er een toepasselijke uitzondering is onder FERPA, bijvoorbeeld wanneer een derde partij dienstverlener door een onderwijsinstelling is gemachtigd door een schriftelijke overeenkomst om diensten te leveren als "School Functional."

Proctorio voldoet aan de FERPA door alleen persoonlijke informatie van studenten te gebruiken als schoolfunctionaris, zoals geautoriseerd door een onderwijsinstelling in Proctorio's schriftelijke overeenkomsten.

Audio-, video- en schermopnames en beelden die tijdens de examenpoging zijn verzameld, door Proctorio zijn opgeslagen en van een instelling zijn ontvangen, worden versleuteld met Zero-Knowledge Encryption. Deze opnames en beelden kunnen alleen worden ontsleuteld en beoordeeld door door de instelling goedgekeurde vertegenwoordigers binnen het beoordelingsplatform van de instelling. Proctorio bepaalt wie deze geautoriseerde gebruikers zijn door gebruik te maken van het beoordelingsplatform van de onderwijsinstelling om informatie te verkrijgen over de rol van de gebruiker. Dit beperkt het delen van informatie met gebruikers die niet onder de rol van "School Official" vallen. Het hele proces is transparant voor de eindgebruiker. Proctorio levert alle inhoud voor de Services veilig versleuteld en de servers van Proctorio doen er alles aan om te voldoen aan de industrie-beveiligingsnormen, waaronder SOC 2, ISO 27001, ISO 27018 en PCI-DSS.

Voor Proctorio's technische ondersteuningskanalen zijn de Support Representatives van Proctorio getraind in privacy en beveiliging en krijgen ze de instructie om geen informatie te vragen die verder gaat dan wat FERPA definieert als "Directory Information". Deze informatie kan onder meer zijn:

• Volledige naam van de leerling
• Campus e-mailadres
• Naam van de instelling

Om FERPA-, privacy- en beveiligingsnaleving beter te waarborgen, krijgen Proctorio's medewerkers periodieke privacy- en beveiligingstrainingen. Proctorio is gecertificeerd voor SOC 2, ISO 27001 en ISO 27018.

Koekjes

Proctorio gebruikt alleen Single Sign-On-technologie om eindgebruikers te authenticeren. Proctorio gebruikt geen registratie of inlogsysteem op een van Proctorio's sites of diensten. Proctorio beheert sessies zonder cookies (of HTML-webopslag) te gebruiken en beheert cookievrije domeinen.

Externe platforms of betalingsverwerkers kunnen cookies gebruiken op hun eigen domeinen.

Instellingen niet bijhouden

Proctorio gebruikt geen trackingpixels aan de clientzijde zoals die worden gebruikt voor reclame, marketing en targeting.

Botdetectie en Preventie van Misbruik

Proctorio gebruikt Cloudflare Turnstile, een botdetectiedienst van Cloudflare, Inc. ("Cloudflare"), op zijn dashboard-in- en aanmeldpagina's om te beschermen tegen geautomatiseerd misbruik, credential stuffing en frauduleuze accountcreatie. Cloudflare Turnstile werkt op de achtergrond zonder dat bezoekers een CAPTCHA-uitdaging hoeven op te lossen. Turnstile wordt niet gebruikt tijdens toezichthoudende examensessies.

Wanneer u onze dashboard-aanmeld- of aanmeldpagina's opent, kan Cloudflare Turnstile automatisch de volgende informatie verzamelen en verwerken om te bepalen of u een menselijke bezoeker bent:

• Je IP-adres
• TLS (Transport Layer Security) vingerafdruk
• Browser User-Agent header
• Browsertype, versie en apparaatkenmerken
• Interactiepatronen (bijv. muisbewegingen, tijd besteed aan pagina)

Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt om legitieme menselijke bezoekers te onderscheiden van geautomatiseerde bots. Het wordt niet gebruikt om individuele gebruikers te identificeren, profileren of targeten. Cloudflare Turnstile stelt in onze implementatie geen cookies op uw apparaat.

Juridische basis voor verwerking

Wij verwerken deze gegevens op basis van ons legitieme belang om ons platform en gebruikers te beschermen tegen geautomatiseerd misbruik en de veiligheid van accounttoegang te waarborgen (Artikel 6(1)(f) AVG). Botdetectie op aanmeld- en aanmeldpagina's is een beveiligingsmaatregel die direct alle gebruikers ten goede komt door ongeautoriseerde toegang en frauduleuze accountaanmaak te voorkomen.

De rol van Cloudflare

Cloudflare fungeert namens ons als gegevensverwerker bij het analyseren van deze signalen om een mens/bot-bepaling te genereren. Cloudflare kan ook optreden als onafhankelijke gegevensbeheerder voor bepaalde geaggregeerde gegevens die worden gebruikt om de botdetectiediensten te verbeteren. Voor meer informatie over hoe Cloudflare data verwerkt via Turnstile, zie de Cloudflare Turnstile Privacy Addendum op cloudflare.com/turnstile-privacy-policy en het algemene privacybeleid van Cloudflare op cloudflare.com/privacypolicy.

Internationale gegevensoverdrachten

Cloudflare gebruikt een Data Localization Suite om verkeer regionaal te verwerken. Gegevens die door Cloudflare Turnstile worden verwerkt, kunnen worden overgedragen naar en verwerkt in landen buiten uw woonland. Cloudflare handhaaft passende waarborgen voor internationale gegevensoverdrachten, waaronder EU-standaardcontractbepalingen (SCC's) en deelname aan het EU-VS Data Privacy Framework.

Uw rechten

• Sommige landen en/of staten hebben hun eigen privacy- en gegevensbeveiligingswetten; Proctorio doet er alles aan om aan elk van deze wetten te voldoen.

Als dataverwerker

Ouders, wettelijke voogden of in aanmerking komende studenten dienen rechtstreeks contact op te nemen met hun instelling als zij toegang willen krijgen tot, corrigeren, verwijderen, exporteren, importeren, een kopie willen aanvragen, andere rechten willen uitoefenen die zij hebben, of als zij vragen hebben over hun persoonlijke informatie. Proctorio heeft niet de mogelijkheid om persoonlijke informatie van de examenkandidaat in de gegevens van de examenkandidaat te bewerken, te herzien of te verwijderen. Proctorio zal alle verzoeken betreffende persoonlijke informatie van de examenkandidaat naar de betreffende instelling sturen.

Inwoners van Californië kunnen de onderstaande CCPA-kennisgeving lezen voor meer informatie over hun rechten.

Wanneer Proctorio de beheerder is, zal Proctorio reageren op uw verzoek betreffende uw persoonlijke gegevens die Proctorio bezit zoals vereist door de toepasselijke wetgeving en de legitieme zakelijke doeleinden van Proctorio.

Amerikaanse K-12 instellingen en privacyrechten van kinderen

Wanneer de diensten van Proctorio door een onderwijsinstelling in het klaslokaal worden gebruikt voor een educatief doel, mag de instelling die leerlinginformatie verwerken als schoolfunctionaris en alleen voor legitieme onderwijsdoeleinden die door de instelling zijn goedgekeurd. In deze gevallen geeft de instelling (namens de ouder) de vereiste toestemming voor Proctorio om persoonlijke informatie van een kind onder de 18 jaar te verzamelen voor dit doel als "School Functional." Volgens FERPA moeten instellingen in de Verenigde Staten die onder deze wet vallen, jaarlijks een kennisgeving geven aan ouders van derden die diensten verlenen onder de FERPA "School Official"-uitzondering.

Behalve zoals hierboven beschreven, zijn Proctorio's Site en diensten niet gericht op kinderen.

COPPA

Behalve voor de specifieke diensten van Proctorio die worden aangeboden aan K-12 instellingen, zijn de diensten van Proctorio gericht op volwassenen die de wettelijke leeftijd hebben om er toegang toe te krijgen in hun respectievelijke rechtsgebieden.

Als u jonger bent dan 13 jaar, gebruik dan alstublieft de sites van Proctorio niet zonder uitdrukkelijke toestemming van uw schoolfunctionaris, ouder en/of voogd.

Door toegang te krijgen tot en gebruik te maken van Proctorio's Sites en Diensten, bevolen en garanderen jullie dat jullie de wettelijke leeftijd hebben om een bindend contract met Proctorio te sluiten in jouw rechtsgebied en dat je aan de bovenstaande geschiktheidseisen voldoet. Als je niet aan deze vereisten voldoet, mag je geen toegang krijgen tot of gebruik maken van de Sites of Diensten van Proctorio. Als Proctorio ontdekt dat het Persoonlijke Informatie heeft verzameld of ontvangen van een persoon die niet in aanmerking kwam voor toegang tot of gebruik van de Sites of Diensten, zal Proctorio stappen ondernemen om deze informatie te verwijderen. Als u denkt dat Proctorio mogelijk informatie heeft van of over een gebruiker die niet in aanmerking komt om de Sites of Diensten te gebruiken, neem dan contact op [email protected].

California Consumer Privacy Act/California Privacy Rights Act ("CCPA"/"CPRA"), Colorado Privacy Act ("CPA"), Nevada Privacy of Information Collected On The Internet From Consumers Act ("NPICICA"), Virginia Consumer Data Protection Act ("VCDPA"), Utah Consumer Privacy Act ("UCPA") en Connecticut Data Privacy Act ("CTDPA")

Categorieën van verzamelde persoonlijke informatie

Volgens de CCPA, zoals gewijzigd door de CPRA, heeft u het recht te weten welke persoonlijke informatie wij over u hebben verzameld, inclusief de categorieën persoonsgegevens, de categorieën bronnen waaruit de persoonsgegevens zijn verzameld, de zakelijke of commerciële doeleinden voor het verzamelen, verkopen of delen van persoonlijke informatie, de categorieën derden aan wie het bedrijf persoonlijke informatie verstrekt, en de specifieke persoonlijke informatie die wij over u hebben verzameld.

Proctorio verzamelt de volgende categorieën informatie van de examenkandidaten van de instelling:

Proctorio levert diensten aan instellingen als een "School Official" onder FERPA zoals hierboven beschreven. Onder de CCPA verzamelt, bewaart, gebruikt en openbaart Proctorio persoonlijke informatie, waaronder studentengegevens onder deze instellingen, alleen als "dienstverlener" aan Proctorio's instellingen. Het privacybeleid van de betreffende instelling geldt voor hun examenkandidaten.

Houd er rekening mee dat overheidsinstanties, inclusief openbare instellingen, niet onder de CCPA vallen. Als u een vraag heeft of uw consumentenrechten in Californië op kennis, toegang of verwijdering wilt uitoefenen, neem dan rechtstreeks contact op met uw instelling.

Proctorio gebruikt deze informatie voor een of meer legitieme zakelijke doeleinden, waaronder het verbeteren van onze sites en diensten, het aanbieden van informatie over onze sites en diensten aan u en het toestaan om onze diensten te kopen. Daarnaast gebruikt Proctorio persoonlijke informatie om beoordelingen af te nemen, Proctorio's diensten te leveren en individuele vragen te beantwoorden.

Proctorio zal geen aanvullende categorieën persoonsgegevens verzamelen of de persoonsgegevens gebruiken die Proctorio heeft verzameld voor materieel verschillende, niet-gerelateerde of onverenigbare doeleinden zonder u hiervan op de hoogte te stellen.

Proctorio verkoopt uw persoonlijke gegevens niet aan derden, voor welk doel dan ook, inclusief directe marketingdoeleinden. Proctorio deelt uw persoonlijke informatie niet, behalve via het gebruik van Zero-Knowledge Encryption, dus alleen door de instelling goedgekeurde vertegenwoordigers kunnen versleutelde examenopnames ontsleutelen en inzien.

Bovendien heeft Proctorio in de afgelopen 12 maanden geen van uw persoonlijke gegevens aan derden verkocht. Proctorio deelt uw persoonlijke informatie met uw toestemming of om een transactie af te ronden of een product te leveren dat u heeft gevraagd of goedgekeurd. Wij delen ook gegevens met door Proctorio gecontroleerde dochterondernemingen; met leveranciers die namens ons werken; wanneer wettelijk vereist of om te reageren op juridische procedures; om onze klanten te beschermen; om levens te beschermen; om de veiligheid van onze producten te waarborgen; en om de rechten en eigendommen van Proctorio en haar gebruikers te beschermen.

Derden die persoonsgegevens ontvangen, mogen die persoonsgegevens alleen verwerken zoals beschreven in de privacyverklaring van Proctorio en de schriftelijke overeenkomsten van Proctorio en mogen geen persoonlijke informatie verkopen of aan een testkandidaat verkopen.

Rechten van inwoners van Californië, Colorado, Nevada, Virginia, Utah en Connecticut

Als u inwoner bent van Californië, Colorado, Nevada, Virginia, Utah of Connecticut, heeft u andere rechten onder de consumentenprivacywetten van uw respectievelijke staat:

• Recht op Toegang: U kunt uw verzamelde persoonlijke informatie raadplegen door contact met ons op te nemen via [email protected].
• Recht om te corrigeren, bijwerken of verwijderen: U kunt uw persoonlijke gegevens corrigeren, bijwerken of verwijdering aanvragen door contact op te nemen met de instelling. Proctorio kan uw informatie niet wijzigen of verwijderen in sommige situaties waarin het noodzakelijk is uw gegevens te bewaren, bijvoorbeeld als Proctorio de informatie nodig heeft om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving of op basis van andere uitzonderingen zoals aangegeven in de CCPA.
• Recht om openbaarmaking van verzamelde informatie te verzoeken: Neem contact met ons op via [email protected] om meer informatie op te vragen over de categorieën persoonlijke informatie die we over u hebben verzameld, waar we uw persoonlijke gegevens hebben verzameld en voor welk doel Proctorio uw persoonlijke informatie gebruikt.
• Recht op openbaarmaking van verkochte of gedeelde informatie en recht om af te zien van de verkoop of het delen van uw persoonlijke informatie: U heeft het recht te weten welke informatie wij van u hebben verkocht, welke categorieën persoonlijke informatie gedeeld zijn, en u heeft het recht om zich af te melden voor elke verkoop of het delen van uw informatie. Proctorio verkoopt of deelt geen van uw informatie. Als u vragen heeft over deze rechten, neem dan contact met ons op via [email protected].
• Rechten op openbaarmaking van gevoelige informatie (Californië): Als u inwoner bent van Californië, heeft u het recht te weten hoe wij "Gevoelige Persoonsgegevens" (SPI) verzamelen, verwerken en openbaarmaken. SPI omvat zeer gevoelige gegevens zoals: sofinummer; rijbewijs; paspoortnummer; financiële rekeninginformatie en inloggegevens; precieze geolocatiegegevens; genetische gegevens; en etnische afkomst. Proctorio verzamelt en verwerkt de volgende soorten SPI: financiële rekeninginformatie en inloggegevens voor bepaalde gebruikers. Proctorio gebruikt de SPI om de diensten te leveren en betalingen te kunnen verwerken. Als u vragen heeft over de openbaarmaking van SPI, neem dan contact met ons op via [email protected].
• Gegevens over het recht op behoud (Californië): Als u inwoner bent van Californië, heeft u het recht te weten hoe lang we elke categorie persoonlijke informatie bewaren of, als dat niet haalbaar is, de criteria die wij zullen gebruiken om die bewaarperiode te bepalen. Proctorio bewaart klantinhoud gedurende de bewaarperiode.

De "Retentieperiode" is de periode die op het Orderformulier is aangegeven. Als er geen periode op het Order Form staat, dan is de Retentieperiode gelijk aan zes (6) maanden. U kunt Proctorio verzoeken om een wijziging van de Retentieperiode, die Proctorio naar eigen inzicht kan accepteren of weigeren. Als het bedrijf een wijzigingsverzoek van de Retentieperiode accepteert, geldt deze wijziging alleen voor toekomstige examens. In geen geval mag de Retentieperiode om welke reden dan ook worden gewijzigd voor examens die al zijn afgenomen. Instellingen informeren de examenkandidaten over de Retentieperiode en over eventuele wijzigingen daaraan. Als u vragen heeft over dit recht, neem dan contact met ons op via [email protected].

• Recht op openbaarmaking van gerichte advertenties en recht om zich af te melden (Colorado, Virginia, Utah en Connecticut): Als u inwoner bent van Colorado of Virginia, heeft u het recht te weten welke informatie wij hebben verwerkt voor gerichte reclame. Proctorio houdt zich niet bezig met gerichte reclame. Als u vragen heeft over deze rechten, neem dan contact met ons op via [email protected].
• Recht op openbaarmaking van profilering (Colorado, Virginia, Utah en Connecticut): Als u inwoner bent van Colorado, Virginia, Utah of Connecticut, heeft u het recht te weten welke informatie wij hebben verwerkt voor profilering ter ondersteuning van beslissingen die juridische of vergelijkbare significante gevolgen hebben voor de consument. Als u vragen heeft over deze rechten of wilt afzien van elke verwerking van uw persoonlijke informatie met betrekking tot profilering, neem dan contact met ons op via [email protected].
• Recht op niet-discriminatie: Proctorio discrimineert niet en zal u niet discrimineren als u uw rechten uitoefent onder de CCPA, CPA, NPICICA, VCDPA, UCPA en CTDPA. Proctorio verkoopt uw persoonlijke informatie niet.

Wanneer u contact met ons opneemt over een van uw rechten onder de CCPA, CPRA, CPA, NPICICA, VCDPA, UCPA en CTDPA, zullen wij uw identiteit verifiëren voordat wij informatie verstrekken.

Om de rechten uit te oefenen die in deze Privacyverklaring worden beschreven, dient u alstublieft een verifieerbaar consumentenverzoek bij ons in te dienen:

Via telefoon: Gratis +1 866 948 9087

Via e-mail: [email protected]

Alleen u, of iemand die wettelijk bevoegd is om namens u op te treden (indien in Californië moet de persoon die wettelijk bevoegd is om namens u op te treden geregistreerd zijn bij de California Secretary of State), mag een verifieerbaar consumentenverzoek indienen met betrekking tot uw persoonlijke informatie. U mag ook een verifieerbaar consumentenverzoek indienen namens uw minderjarige kind. U mag slechts twee keer binnen een periode van 12 maanden een verifieerbaar consumentenverzoek indienen voor toegang of gegevensportabiliteit. Het verifieerbare consumentenverzoek moet voldoende informatie verschaffen zodat Proctorio redelijkerwijs kan verifiëren dat u de persoon bent over wie Proctorio persoonsgegevens heeft verzameld of een gemachtigde vertegenwoordiger, waaronder de gebruikers:

• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres

Beschrijf je verzoek met voldoende detail zodat Proctorio je verzoek goed kan begrijpen, evalueren en erop kan reageren.

Verifieer verzoeken

Proctorio kan niet op uw verzoek reageren of u persoonlijke informatie verstrekken als Proctorio uw identiteit of bevoegdheid om het verzoek te doen niet kan verifiëren en te bevestigen dat de persoonsgegevens op u betrekking hebben. Als Proctorio uw identiteit of bevoegdheid niet kan verifiëren, zal Proctorio procedures volgen om uw identiteit en bevoegdheid te verifiëren. Proctorio probeert binnen vijfenveertig (45) dagen na ontvangst te reageren op een verifieerbaar consumentenverzoek. Als Proctorio meer tijd nodig heeft (tot 45 dagen), zal Proctorio u schriftelijk informeren over de reden en de verlengingsperiode.

Als je een account hebt bij Proctorio, zal Proctorio Proctorios schriftelijke antwoord aan dat account toeleveren. Als je geen account hebt bij Proctorio, zal Proctorio Proctorios schriftelijke antwoord per post of elektronisch bezorgen, naar jouw keuze.

Alle openbaarmakingen die Proctorio verstrekt, dekken alleen de periode van 12 maanden voorafgaand aan de ontvangst van het verifieerbare consumentenverzoek. Het antwoord dat Proctorio geeft, zal ook uitleggen waarom Proctorio niet kan voldoen aan een verzoek, indien van toepassing. Voor verzoeken om gegevensportabiliteit kiest Proctorio een format om uw persoonlijke informatie te verstrekken dat gemakkelijk bruikbaar is en waarmee u de informatie van de ene entiteit naar de andere kunt overdragen.

Proctorio rekent geen vergoeding om uw verifieerbare consumentenverzoek te verwerken of te beantwoorden, tenzij het buitensporig, repetitief of duidelijk ongegrond is. Als Proctorio vaststelt dat het verzoek een vergoeding rechtvaardigt, zal Proctorio u vertellen waarom Proctorio die beslissing heeft genomen en u een kostenraming geven voordat u uw verzoek afrondt.

AB 1584 is een Californische wet die de rechten van studenten- en onderwijsinstanties met betrekking tot studentendossiers definieert. Proctorio voldoet aan AB 1584 zoals beschreven in deze privacyverklaring en zoals van toepassing in de overeenkomsten van Proctorio met California Institution(s).

Als u vragen of opmerkingen heeft over uw rechten onder de CCPA, CPRA, CPA, NPICICA, VCDPA en CTDPA, neem dan contact met ons op via [email protected].

Canadese gebruikersrechten – FIPPA en PIPEDA

Proctorio doet er alles aan om samen te werken met instellingen in overeenstemming met de Canadian Freedom of Information and Protection of Privacy Act ("FIPPA"), de Personal Information Protection and Electronic Documents Act ("PIPEDA"), en alle federale en provinciale wetten en regels, inclusief die met betrekking tot privacy- en anti-spamwetgeving.

FIPPA biedt Canadese burgers het recht op toegang tot informatie onder controle van instellingen, terwijl PIPEDA ernaar streeft de privacyrechten van individuen te beschermen door te reguleren hoe organisaties hun persoonlijke informatie beheren en transparantie, verantwoordelijkheid en toestemming te bevorderen bij het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens.

Dit document, de SaaS-overeenkomst en de Servicevoorwaarden beschrijven allemaal de verplichtingen van Proctorio en de instelling met betrekking tot vertrouwelijkheid, transparantie, verantwoording en toestemming bij het verzamelen en gebruiken van gegevens. FIPPA- en PIPEDA-naleving is gebaseerd op de naleving van deze bepalingen door alle partijen.

Verder voldoet de privacyverklaring ook aan de tien "Eerlijke Informatieprincipes" van PIPEDA die het kader vormen voor hoe Persoonsgegevens verzameld en openbaar gemaakt moeten worden. Het doel van de Principes van Eerlijke Informatie is om elke verzameling en het gebruik van Persoonsgegevens te onderzoeken en ervoor te zorgen dat deze alleen op een manier wordt gebruikt die een redelijk persoon passend acht in de omstandigheden. Proctorio voldoet in dit document aan die vraag door volledig transparant en open te zijn met betrekking tot al haar beleidslijnen, en deze niet alleen op een volledig redelijke manier, maar ook op een voorzichtige manier te benaderen, met het oog op bescherming van alle Persoonsgegevens.

AVG en het EU-VS en Zwitselijk-VS Gegevensprivacykader

Proctorio voldoet aan het EU-VS Data Privacy Framework (EU-VS DPF), de UK Extension op het EU-VS DPF, en het Zwitserlands-Amerikaanse Data Privacy Framework (Zwitsers-VS DPF) zoals vastgesteld door het Amerikaanse ministerie van Handel. Proctorio heeft aan het Amerikaanse ministerie van Handel gecertificeerd dat het voldoet aan de EU-VS Data Privacy Framework Principles (EU-VS DPF-principes) met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens ontvangen van de Europese Unie op basis van de EU-VS DPF en van het Verenigd Koninkrijk (en Gibraltar) in afhankelijkheid van de Britse uitbreiding van de EU-VS DPF. Proctorio heeft aan het Amerikaanse ministerie van Handel gecertificeerd dat het zich houdt aan de Zwitserse-Amerikaanse Principes van het Kader Gegevensprivacy (Zwitsers-VS. DPF-principes) met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens ontvangen uit Zwitserland, afhankelijk van de Zwitserse-Amerikaanse DPF. Indien er een conflict is tussen de voorwaarden in dit privacybeleid en de EU-VS DPF-principes en/of de Zwitsers-Amerikaanse DPF-principes, gelden de principes. Voor meer informatie over het Data Privacy Framework (DPF)-programma en om onze certificering te bekijken, bezoek dan alstublieft https://www.dataprivacyframework.gov/.

In overeenstemming met het EU-VS DPF en de UK Extension to the EU-U.S. DPF en de Zwitserse-Amerikaanse DPF zet Proctorio zich in om klachten over DPF-principes over onze verzameling en het gebruik van uw persoonlijke informatie op te lossen. EU-, Britse en Zwitserse personen met vragen of klachten over onze omgang met persoonsgegevens die zijn ontvangen op basis van het EU-VS DPF en de UK Extension to the EU-US DPF en de Zwitserse-VS DPF DPF dient eerst contact op te nemen met Proctorio via: [email protected].

In overeenstemming met de EU-VS DPF en de UK Extension naar de EU-VS DPF en de Zwitserse-Amerikaanse DPF verbindt Proctorio zich ertoe onopgeloste klachten over onze omgang met persoonsgegevens die zijn ontvangen op basis van de EU-VS DPF en de UK Extension door te verwijzen naar de EU-VS DPF en de Zwitserse-Amerikaanse DPF en de Zwitserse-Amerikaanse DPF aan JAMS, een alternatieve geschiloplossingsaanbieder gevestigd in de Verenigde Staten. Als u geen tijdige bevestiging ontvangt van uw klacht over DPF-principes van ons, of als wij uw klacht over DPF-principes niet naar uw tevredenheid hebben behandeld, bezoek dan gerust uw klacht https://www.jamsadr.com/DPF-Dispute-Resolution. De diensten van JAMS worden gratis voor u geleverd.

Als u als EU-, Britse of Zwitserse persoon van mening bent dat Proctorio zijn verplichtingen onder de DPF-principes heeft geschonden, zijn er bepaalde voorwaarden waarin u bindende arbitrage kunt inroepen voor klachten over DPF-principes die niet via het bedrijf of via JAMS zijn opgelost. Zie Bijlage I voor aanvullende informatie.

De Federal Trade Commission heeft jurisdictie over Proctorios naleving van het EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF) en de UK Extension to the EU-U.S. DPF, en het Zwitserse-Amerikaanse Data Privacy Framework (Zwitsers-VS DPF).

Proctorio voldoet ook aan de EU-verordening Algemene Gegevensbescherming ("AVG"). Proctorio zet zich in om alle persoonsgegevens die van lidstaten van de Europese Unie (EU) en Zwitserland zijn ontvangen te onderwerpen aan AVG-normen. In situaties waarin publieke autoriteiten wettige verzoeken om informatie indienen, bijvoorbeeld om te voldoen aan nationale veiligheids- of wetshandhavingsvereisten, kan Proctorio verplicht zijn persoonlijke informatie te verstrekken.

De contactgegevens van de Data Protection Officer van Proctorio zijn als volgt:

Gegevensbeschermingsfunctionaris
UBG mbH
Im Breitspiel 21
69126 Heidelberg
Telefoon: 069/6530006-23
E-mail: [email protected]

Gebruiksrechten van de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland

Juridische basis voor het verwerken van uw informatie: Als u een Proctorio-gebruiker bent of de Site(s) van Proctorio bezoekt en zich bevindt in de Europese Economische Ruimte ("EEA"), hangt de wettelijke basis van Proctorio voor het verzamelen en gebruiken van de hierboven beschreven persoonsgegevens af van de betreffende persoonsgegevens en de specifieke context waarin Proctorio deze verzamelt. Wanneer Proctorio een verwerker is voor een instelling, regelt hun privacyverklaring de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Proctorio moedigt u aan de privacyverklaring van uw instelling te lezen voor een juridisch inzicht in hoe, wanneer en waarom uw persoonlijke gegevens verzameld mogen worden en hoe deze worden gebruikt.

Wanneer Proctorio een gegevensbeheerder is: Als u gevestigd bent in de EEA of Zwitserland, erkent u dat Proctorio uw Informatie (inclusief Persoonlijke Informatie) mag overdragen aan de faciliteiten van Proctorio en Proctorio in de Verenigde Staten of elders, inclusief die van derden zoals beschreven in de secties "Zakelijke overdrachten" en "Derde partij dienstverleners" van deze Privacyverklaring. Proctorio blijft aansprakelijk volgens de DPF-principes als derden persoonsgegevens verwerken op een manier die niet in overeenstemming is met de DPF-principes. Bekijk alstublieft de Servicevoorwaarden van Proctorio voor meer informatie over andere toepasselijke gegevensbeschermingen.

Wanneer Proctorio een beheerder is met betrekking tot uw persoonlijke gegevens, zoals voor klantenservice, service en andere vragen, en u gevestigd bent in de EER of Zwitserland, kunt u andere rechten hebben zoals hieronder vermeld:

Toegang: Als u toegang wilt krijgen tot uw persoonlijke informatie die Proctorio verzamelt, kunt u dit op elk moment via de Dienst doen of door contact op te nemen met Proctorio via de contactgegevens onderaan deze pagina.

• Correctie, update of verwijdering: U kunt uw persoonlijke informatie corrigeren, bijwerken of verwijdering aanvragen door contact met ons op te nemen via [email protected]. Proctorio kan in bepaalde situaties waarin het noodzakelijk is om uw informatie te bewaren niet wijzigen of verwijderen, bijvoorbeeld als Proctorio de informatie nodig heeft om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving of op basis van andere uitzonderingen zoals wettelijk voorgeschreven.
• Gegevensbeschermingsautoriteit: U heeft het recht om op elk moment vragen of klachten in te dienen bij uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit.
• Recht op bezwaar: U heeft het recht om op grond van uw specifieke situatie te bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens door Proctorio. Als u dit recht uitoefent, zullen uw Persoonsgegevens niet langer voor dergelijke doeleinden door Proctorio worden verwerkt. U kunt dit recht uitoefenen zonder kosten te maken.
• Recht om toestemming in te trekken: U heeft het recht om uw toestemming in te trekken voor Proctorio om uw persoonlijke gegevens te verwerken wanneer uw toestemming de wettelijke basis is voor de verwerking.
• Recht op beperking: U heeft mogelijk het recht om Proctorios verwerking van uw persoonlijke informatie te beperken, tenzij Proctorios verwerking anders is toegestaan door de toepasselijke wet.
• Recht op gegevensportabiliteit: U kunt het recht hebben om de persoonlijke informatie die u aan Proctorio heeft verstrekt te ontvangen, in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat.

Dataportabiliteit verwijst naar het vermogen van individuen om hun gegevens eenvoudig en veilig van de ene organisatie of platform naar een andere over te dragen. Het doel van dataportabiliteit is om individuen meer controle en flexibiliteit te geven over hun persoonlijke informatie.

Instellingen hebben de mogelijkheid om gegevens die door Proctorio zijn opgeslagen te exporteren. Examenkandidaten moeten contact opnemen met hun instelling en aangezien de examenkandidaten de gegevens onder controle van die instelling staan.

Marketing: Voor door de instelling goedgekeurde vertegenwoordigers heb je het recht om je op elk moment af te melden voor marketingcommunicatie die Proctorio je stuurt. Dit kun je doen door op de link "afmelden" te klikken in de marketingmail die Proctorio je stuurde of door contact op te nemen via een van de aangeboden contactkanalen.

Als u de contactgegevens gebruikt, vul dan uw volgende in:

• Volledige naam
• E-mailadres
• Alle andere relevante informatie die nodig kan zijn om uw verzoek te beantwoorden

Houd er rekening mee dat zo'n marketingopt-out geen invloed heeft op transactie- of bedrijfsmeldingen die Proctorio mogelijk aan u moet sturen. Let op: Proctorio promoot niet aan testkandidaten.

Uw informatie beschermen

Voor de informatie die Proctorio voor een instelling verwerkt, implementeert Proctorio Zero-Knowledge Encryption, wat betekent dat alleen door de instelling goedgekeurde vertegenwoordigers versleutelde examenopnames kunnen ontsleutelen en bekijken.

Beveiliging

Proctorio hanteert procedurele en technische beveiligingsmaatregelen die redelijkerwijs zijn ontworpen om de persoonlijke gegevens van Proctorio's examenkandidaten te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging, waaronder encryptie en andere beveiligingsmaatregelen om ongeautoriseerde toegang tot de persoonlijke informatie van een examennemer te voorkomen. De gegevens die een examennemer verzendt als onderdeel van hun gebruik van de Institutionele Diensten ("Opslaggegevens") zijn versleuteld en Proctorio beschikt niet over de decryptiesleutels om de opslaggegevens van de testnemer in de niet-versleutelde vorm te ontsleutelen of te beoordelen.

Proctorio zet zich in voor het waarborgen van de beveiliging en vertrouwelijkheid van de informatie van de examenkandidaten.

Met dit doel neemt Proctorio de volgende acties:

• (a) Proctorio beperkt de toegang van werknemers tot de informatie van de testnemer tot alleen die werknemers en aannemers die de informatie nodig hebben om hun werkzaamheden te vervullen;
• (b) Proctorio regelmatige trainingen en educatie voor de privacy en gegevensbeveiliging verzorgt; en
• (c) Proctorio beschermt uw Informatie met technische, contractuele, administratieve en fysieke beveiligingsmaatregelen om ongeautoriseerde toegang, vrijgave of gebruik te voorkomen.

Proctorio is gecertificeerd door SOC 2, ISO 27001 en ISO 27018 en voert regelmatig beveiligingsaudits uit, waaronder penetratietesten en kwetsbaarheidsbeoordelingen. Instellingen of hun aangewezen vertegenwoordigers kunnen de resultaten van beveiligingstests beoordelen, onder voorbehoud van vertrouwelijkheidsvereisten, of hun eigen beveiligingsaudit uitvoeren van Proctorio's gegevensbeveiligings- en opslagpraktijken, onder voorbehoud van wederzijdse overeenkomst. Schriftelijke verzoeken om inspectie en testen kunnen worden ingediend aan [email protected].

Audio-, video- en schermopnames en beelden van de testafnemer worden beveiligd en verwerkt via drie lagen van encryptie:

• De Zero-Knowledge Encryption-laag wordt gebruikt wanneer informatie wordt opgeslagen en beveiligd met behulp van AES-GCM.
• Transmissie naar het datacenter verloopt via TLSv1.2 / TLSv1.3 en, als de client dit ondersteunt, gebruikt Proctorio Perfect Forward Secrecy (PFS).
• Proctorio is gecertificeerd door SOC 2, ISO 27001 en ISO 27018.

Melding van beveiligingssystemen als inbreuk

Als dataverwerker

Proctorio zal de instelling op de hoogte stellen. De instelling is verantwoordelijk voor het informeren van haar examenkandidaten.

Als datacontroller

Als Proctorio hoort van een beveiligingssysteemlek, kan Proctorio proberen je elektronisch te informeren. Proctorio kan een kennisgeving plaatsen op Proctorio's Sites en/of Diensten als er een beveiligingslek plaatsvindt. Proctorio kan ook een e-mail sturen naar het opgegeven e-mailadres. Afhankelijk van waar je woont, heb je mogelijk wettelijk recht om schriftelijk op de hoogte te zijn van een beveiligingsinbreuk.

Proctorio onderzoekt en meldt datalekken in overeenstemming met ons interne Security Incident Policy en de toepasselijke wetgeving.

Live toezichthouders

Live surrectors worden alleen gebruikt voor Live Proctoring en Live ID-verificatiediensten wanneer deze door een instelling zijn geselecteerd.

Alle Proctorio-proctors ondertekenen een geheimhoudingsverklaring die hen verbiedt om persoonlijke informatie van de examenkandidaat te gebruiken en te verstrekken voor andere doeleinden dan het leveren van de testdiensten.

Alle Proctorio-proctors zijn fulltime Proctorio-medewerkers en moeten een uitgebreid achtergrondonderzoek en vingerafdrukproces doorlopen. Alle Proctorio-proctors kunnen examenpogingen bekijken, noteren en registreren. Proctorio-proctors doorlopen een vijf weken durende training met Proctorio's Proctorio Training Specialists en moeten Privacy & Security Training volgen. De surveillanten zijn de enige medewerkers die toegang hebben tot de tools die nodig zijn voor Live Proctoring en alleen door het bedrijf beheerde en gecontroleerde apparaten kunnen deze informatie bekijken. Dit wordt verder beperkt door IP-adresbeperkingen te gebruiken om ervoor te zorgen dat deze apparaten op de juiste locaties worden benaderd. Proctorio-proctors worden vervolgens uniek geïdentificeerd bij aanmelding door tweefactorauthenticatie en het apparaat wordt beperkt op basis van de groep, afdeling en toegangsniveau van de gebruiker. Apparaatcompliancetests worden regelmatig uitgevoerd en apparaten die niet voldoen worden geblokkeerd voor toegang tot beperkte bronnen totdat de naleving is hersteld.

Gegevensopslag

Proctorio bewaart persoonlijke informatie van de examenkandidaat, inclusief alle audio-, video- en schermopnamen en beelden, die Proctorio tijdens het examen verzamelt voor de minimale tijd die door de instelling of volgens de toepasselijke wet vereist is.

De lengte en locatie van hoe en waar gegevens voor operaties worden opgeslagen variëren en hangen af van de toepasselijke wetgeving en de informatie zelf.

Of Proctorio nu optreedt als gegevensbeheerder of gegevensverwerker, alle persoonlijke informatie wordt tijdens verzending en rust versleuteld.

Als dataverwerker

Proctorio bewaart gegevens zoals voorgeschreven door een instelling die verband houdt met de diensten die Proctorio aan hen levert.

Proctorio behoudt de testnemer De-Identified Data om het gebruik te volgen, Proctorio in staat te stellen facturatie te verwerken voor instellingen die klanten zijn van Proctorio, en het wereldwijde gebruik van Proctorio's Diensten te volgen. "De-Identified Data" (of gepseudonymiseerd) omvat:

• Een pseudonieme hash van de User ID
• Een pseudonieme hash van de examen-ID
• Een pseudonieme hash van de cursus-ID (indien van toepassing)
• Ongeveer locatie waar het examen is afgenomen
• Examenpogingnummer
• Duur van het examen
• Datum van het examen
• Anonieme telemetrie-evenementen

Als datacontroller

In situaties waarin Proctorio als gegevensbeheerder optreedt, is de persoonlijke informatie die door een individu wordt verstrekt afhankelijk van de diensten, sites(s) of applicaties van derden die door de persoon worden gebruikt.

Behoud, locatie, gegevensverwijdering en vernietiging

Wanneer Proctorio de gegevensverwerker is, gebruikt Proctorio een externe cloudprovider voor de opslag van versleutelde, verzamelde gegevens. Data wordt opgeslagen in datacenters die door de partnerinstelling worden aangevraagd of gekozen. Instellingen kunnen ervoor kiezen de data op te slaan in een datacenter dat geografisch relevant is voor hun locatie of in een ander, mogelijk verder weg gelegen datacenter.

Proctorio bewaart gegevens alleen zoals voorgeschreven door een instelling die verband houdt met de diensten die Proctorio aan hen levert. Proctorio zal institutionele gegevens tot 30 dagen na beëindiging van een toepasselijke overeenkomst opslaan en bewaren, tenzij anders gespecificeerd door de instelling of zoals vereist door de toepasselijke wet.

Proctorio kan en mag geen opnames van examenpogingen of chattranscripties langer bewaren dan vereist door de instelling of de toepasselijke wet.

Wanneer Proctorio verwerker is voor een instelling, zal Proctorio de examendeelnemer opdracht geven contact op te nemen met hun respectieve instelling met verzoeken met betrekking tot hun persoonlijke gegevens.

Wanneer Proctorio een gegevensbeheerder is, worden deze gegevens opgeslagen op locaties en tijdsperioden die afhankelijk zijn van de gebruikte diensten of locatie(s) en/of applicatie(s) van derden die door de persoon worden bezocht.

Proctorio behoudt de eerder beschreven informatie alleen zolang dat nodig is voor Proctorio's legitieme zakelijke doeleinden en zoals vereist door toepasselijke wetten, onderzoeken of andere beveiligingszaken.

US Test-Taker Payment Processing: Data wordt binnen de VS opgeslagen door een externe subprocessor met het hoofdkantoor in de VS.

Amerikaanse client payment processing: Data wordt binnen de VS opgeslagen door een externe subprocessor met het hoofdkantoor in de VS.

Amerikaanse gebruikers- en klantondersteuning: Data wordt opgeslagen door een subprocessor van derden met hoofdkantoor in de VS en Europa.

EU Test-Taker Payment Processing: Data wordt opgeslagen door een externe subprocessor met het hoofdkantoor in Ierland.

EU Client Payment Processing: Data wordt binnen Duitsland opgeslagen door een derde partij subprocessor met hoofdkantoor in Duitsland.

EU-gebruikers- en klantondersteuning: Data wordt opgeslagen door een subprocessor van derden met hoofdkantoor in de VS en Europa.

Monitoring van het Instituutsbeoordelingsplatform: Data wordt in Europa opgeslagen door een externe subprocessor gevestigd in Europa.

Wanneer Proctorio de gegevensbeheerder is, moeten vragen over gegevensopslag, herstel en verwijdering via een van Proctorio's contactkanalen worden gesteld.

Dataportabiliteit

Examenkandidaten kunnen mogelijk een deel van hun gegevens via de site exporteren. Instellingen hebben de mogelijkheid om gegevens van examenkandidaten te exporteren. Examenkandidaten kunnen contact opnemen met hun instelling om gegevens te exporteren, aangezien de gegevens van de examenkandidaten onder controle van die instelling vallen. Proctorio accepteert geen verzoeken om gegevensoverdracht rechtstreeks van examenkandidaten.

Wijzigingen in Proctorio's privacyverklaring

Proctorio behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring naar goeddunken en op elk moment te wijzigen. Wanneer Proctorio wijzigingen aanbrengt in deze Privacyverklaring, zal Proctorio u per e-mail of via een kennisgeving op de homepage van Proctorio op de hoogte stellen.