Sécurité des données et confidentialité dans le contexte : l’histoire d’un utilisateur (ancien) – Partie 2 sur 3 : Mise en œuvre

Mise en œuvre

UTHS utilisait le service de surveillance automatisée de Proctorio pour administrer à distance ses examens de cours de lycée et les CBE pour les classes de la 3e à la 12e année. Pour fonctionner, Proctorio doit être capable d’associer les informations d’un étudiant ou d’un candidat à ses données d’examen, ce qui signifie qu’il doit également accéder à certaines informations académiques et personnelles identifiables (PII). Vous vous demandez peut-être si, ou comment, l’UTHS a obtenu le consentement parental pour partager des données avec Proctorio. Nous ne l’avons pas fait — pas au début — mais nous n’y étions pas obligés non plus.

Rappelez-vous l'« exception » que j’ai mentionnée plus tôt : La plupart des lois sur la vie privée des élèves incluent soit une exception « responsable scolaire » soit une exception d'« intérêt éducatif légitime » qui permet à une école de partager les dossiers académiques et les informations personnelles des élèves avec des prestataires de services tiers sans le consentement parental. En substance, l’école consent au nom du parent et est autorisée à le faire car le service répond à un besoin éducatif. Néanmoins, le prestataire de services n’a pas le droit d’utiliser les données des élèves au-delà des objectifs de prestation de ses services convenus. Autrement dit, un prestataire de services ne peut pas invoquer la même exception, ni ne donne à une école le pouvoir d’autoriser le partage ou la vente de données étudiantes au nom du parent. De telles actions nécessiteraient certainement le consentement parental.

Ce qui est imposé par ces exceptions, c’est « avis ». Pour les parents et élèves américains, l’exception « responsable scolaire » est décrite dans l’avis annuel FERPA de leur établissement.

Bien qu’elle n’y soit pas obligée, l’UTHS a finalement commencé à demander à tous les futurs étudiants à temps plein et à leurs parents de revoir et d’accepter ses politiques d’examen concernant Proctorio avant de s’inscrire. L’autorisation parentale (ou une autorisation d’une autre école) a toujours été requise pour passer un CBE ; il s’agissait donc simplement de mettre à jour le formulaire d’inscription et le site web du CBE pour inclure des informations sur Proctorio. Compte tenu de la sensibilité et du cynisme entourant la surveillance en ligne, notre objectif était d’être aussi transparents que possible avec toutes nos parties prenantes. Comment Proctorio fonctionnait, quelles données il collectait, et qui pouvait y accéder – nous avons partagé autant que possible lors de webinaires, sur notre site web, et dans tous nos cours et examens en ligne.

Il est facile d’expliquer quelque chose quand il y a peu de nuances. Heureusement, l’approche de Proctorio en matière de confidentialité et de sécurité des données est relativement simple, même si la technologie utilisée pour y parvenir est assez avancée.

1. Ne collectez pas plus de données que ce qui est absolument nécessaire. Pour fonctionner, le service de surveillance automatisée de Proctorio nécessite un minimum de données étudiantes. Cela peut inclure le nom de l’élève, son adresse e-mail ou un autre identifiant unique fourni par le LMS de l’école, mais pas plus que ce qui est absolument nécessaire pour fonctionner. Un établissement de test, comme UTHS, peut cependant choisir de collecter des informations supplémentaires en activant des paramètres spécifiques d’examen, mais Proctorio ne peut pas accéder ni consulter ces données sauf autorisation de l’établissement.

2. Rendre impossible l’accès aux données des candidats des personnes qui ont été autorisées à l’établissement à autre chose que le personnel autorisé. Proctorio utilise deux méthodes pour garantir que les données des candidats soient illisibles et inaccessibles à toute personne non autorisée. Un procédé connu sous le nom de Pseudonymisation brouille tous les identifiants, tels que le nom ou l’email, en séquences alphanumériques aléatoires. En tant que coordinatrice technologique à l’UTHS, je pouvais voir les noms de nos étudiants aux côtés de leurs données d’examen ; En tant qu’employé de Proctorio, je voyais quelque chose comme « c15d8d531050465196... » Vous pourriez penser que je pourrais utiliser cette chaîne pour consulter les données d’examen d’un candidat. Non. Proctorio’s Chiffrement de bout en bout à connaissance cela s’en assure. Comme la pseudonymisation, le chiffrement brouille toutes les données des testeurs, et la seule façon de les déchiffrer est d’avoir la bonne clé de déchiffrement. Chaque clé est unique et connue uniquement de l’institution de test (d’où la partie « zéro connaissance »). Avec cette approche, c’est l’institution — et non Proctorio — qui a un contrôle total sur qui peut ou ne peut pas accéder aux données des passants de test. En effet, l’une des principales responsabilités de mon équipe à UTHS était de gérer les autorisations Proctorio.

3. Gérez les risques pour la confidentialité et la sécurité des données. Gérer les risques consiste à identifier les menaces et responsabilités potentielles, et à construire des systèmes et processus pour les surpasser. Comme indiqué précédemment, Proctorio est responsable des mêmes lois sur la vie privée des élèves que toute école publique et subit régulièrement des audits internes et externes pour garantir la conformité. Les systèmes de Procotrio sont en outre soumis à des analyses de vulnérabilités de routine et à des tests d’intrusion (c’est-à-dire des attaques intentionnelles) destinés à identifier les risques de sécurité potentiels. Le risque, cependant, n’est pas seulement intrinsèque au logiciel, mais aussi aux personnes et aux processus. Ainsi, tous les employés de Proctorio doivent passer une vérification des antécédents du FBI et participer à des formations FERPA et à la cybersécurité. Aucun autre service de surveillance en ligne, à notre connaissance, n’exige cela de ses employés.

Il existe des circonstances acceptables dans lesquelles un employé désigné de Proctorio peut accéder aux données des candidats aux tests. Si une institution a besoin d’une assistance technique, elle peut accorder à un agent de support ou à un ingénieur produit un accès temporaire à son LMS ou à sa plateforme d’évaluation. J’ai fait cela à plusieurs reprises à UTHS. À l’époque, j’ai été surpris (et un peu frustré) de découvrir que personne à Proctorio ne pouvait accéder aux données d’examen de nos étudiants. Comment pouvaient-ils ne pas avoir accès à leur propre système, à leurs propres données ? Mais c’est vrai, et ce n’est pas un scénario que j’ai souvent rencontré avec nos autres prestataires de services. J’ai plutôt dû créer un utilisateur « Proctorio », attribuer les permissions appropriées, puis les ajouter au cours concerné. Ce n’est qu’à ce moment-là qu’un employé de Proctorio a pu voir ce que je considérais comme un administrateur d’institution et résoudre le problème.

Les candidats peuvent également appeler, envoyer un e-mail ou discuter avec un agent du support Proctorio à tout moment (24h/24, 7j/7, 365) s’ils ont besoin d’une assistance technique ou simplement une question ou une préoccupation. Lors de ces échanges, un participant peut fournir volontairement des informations personnelles, comme son nom ou son adresse e-mail, ou permettre à un agent de support de consulter son écran et sa configuration d’appareil. Ces informations peuvent être temporairement stockées dans les systèmes de Proctorio, mais elles ne sont jamais utilisées en dehors de l’assistance demandée.

Alors que l’UTHS n’a utilisé que le service de surveillance automatisée de Proctorio, d’autres institutions s’abonnent à des services supplémentaires de Proctorio. Live Proctoring, Live ID, Verify Environment et Professional Review sont tous des services qui exigent que les employés de Proctorio accèdent et examinent les données des candidats au test. Là encore, l’institution doit d’abord se tourner vers ces services ; ce n’est qu’alors que Proctorio pourra accéder aux données.

D’accord. C’était beaucoup. Voici un résumé en trois points clés :

-Proctorio respecte et dépasse souvent les exigences en matière de confidentialité et de sécurité des données, ici aux États-Unis comme à l’étranger.

-Proctorio ne peut pas et ne veut pas partager ni vendre les données utilisateurs. C’est un vrai désordre de toute façon, donc c’est inutile.

-Seules les personnes autorisées choisies par l’institution peuvent accéder et consulter les données des candidats aux examens. La seule façon pour Proctorio de voir les données d’un candidat est si l’institution le permet.

Bien sûr, les données les plus sécurisées sont celles qui n’existent pas. C’est pourquoi Proctorio cherche à limiter la quantité de données qu’il accède et collecte, et pourquoi toutes les institutions doivent mettre en place une politique de conservation des données dans le cadre de leur accord avec Proctorio. Une politique de conservation des données définit la période pendant laquelle les données peuvent être conservées avant d’être détruites — et pas seulement supprimées. Pour la plupart des établissements, les données de l’examen Proctorio sont conservées entre 1 et 12 mois. Les institutions peuvent également supprimer manuellement et détruire mais les dossiers restants sont automatiquement détruits par Proctorio une fois la période de conservation expirée. Les données sont-elles vraiment irrécupérables ? Oui, je parle d’expérience. À une ou deux occasions à l’UTHS, j’ai demandé à Proctorio de restaurer les données d’examen d’un candidat ; On m’a poliment informé que ce n’était pas possible.