Datensicherheit und Datenschutz im Kontext: Die Geschichte eines (ehemaligen) Nutzers – Teil 2 von 3: Implementierung

Implementierung

Die UTHS nutzte Proctorios automatisierten Beaufsichtigungsdienst, um die Highschool-Kursprüfungen und CBEs für die Klassen 3 bis 12 aus der Ferne durchzuführen. Um zu funktionieren, muss Proctorio in der Lage sein, die Daten eines Schülers oder Prüfungsteilnehmers mit den Prüfungsdaten zu verknüpfen, was bedeutet, dass es auch auf akademische und personenbezogene Daten (PII) zugreifen muss. Jetzt fragen Sie sich vielleicht, ob und wie UTHS die elterliche Zustimmung erhalten hat, Daten mit Proctorio zu teilen. Wir taten es nicht – anfangs nicht –, aber wir waren auch nicht dazu verpflichtet.

Erinnern Sie sich an die "Ausnahme", die ich vorhin erwähnt habe: Die meisten Datenschutzgesetze für Schüler enthalten entweder eine Ausnahme für "Schulbeamte" oder "legitimes Bildungsinteresse", die es einer Schule erlaubt, die akademischen Unterlagen und personenbezogenen Daten der Schüler ohne elterliche Zustimmung mit Drittanbietern zu teilen. Im Wesentlichen stimmt die Schule im Namen des Elternteils zu und darf dies tun, weil der Dienst einen Bildungsbedarf erfüllt. Dennoch ist es dem Dienstanbieter untersagt, Studentendaten über die Erbringung seiner vereinbarten Dienstleistungen hinaus zu verwenden. Das heißt, ein Dienstanbieter kann nicht dieselbe Ausnahme geltend machen, noch ermächtigt die Ausnahme eine Schule, das Teilen oder Verkaufen von Schülerdaten im Namen des Elternteils zu genehmigen. Solche Maßnahmen erfordern sicherlich die Zustimmung der Eltern.

Was unter diesen Ausnahmen vorgeschrieben ist, ist eine "Benachrichtigung". Für US-Eltern und Schüler ist die Ausnahme "Schulbeamte" in der jährlichen FERPA-Mitteilung ihrer Institution beschrieben.

Obwohl sie nicht verpflichtet war, begann die UTHS schließlich, alle potenziellen Vollzeitstudierenden und Eltern aufzufordern, ihre Prüfungsrichtlinien bezüglich Proctorio vor der Registrierung zu überprüfen und zuzustimmen. Eine elterliche Genehmigung (oder eine Genehmigung durch eine andere Schule) war immer erforderlich, um einen CBE zu machen; daher ging es nur darum, das CBE-Registrierungsformular und die Website zu aktualisieren, um Informationen über Proctorio aufzunehmen. Angesichts der Sensibilität und des Zynismus rund um Online-Aufsicht war unser Ziel, mit allen unseren Interessengruppen so transparent wie möglich zu sein. Wie Proctorio funktionierte, welche Daten gesammelt wurden und wer Zugriff darauf hatte – wir teilten so viel wie möglich in Webinaren, auf unserer Website und in all unseren Online-Kursen und Prüfungen.

Es ist leicht, etwas zu erklären, wenn es kaum Nuancen gibt. Glücklicherweise ist Proctorios Ansatz für Datenschutz und -sicherheit relativ unkompliziert, auch wenn die Technologie, die sie dafür nutzen, sehr fortschrittlich ist.

1. Sammeln Sie nicht mehr Daten als unbedingt notwendig. Um zu funktionieren, benötigt Proctorios automatisierter Aufsichtsservice nur minimale Schülerdaten. Dies kann den Namen des Schülers, die E-Mail-Adresse oder eine andere eindeutige Kennung des LMS der Schule beinhalten, aber nicht mehr als das, was absolut notwendig ist, um zu funktionieren. Eine Testeinrichtung wie die UTHS kann jedoch zusätzliche Informationen sammeln, indem sie bestimmte Prüfungseinstellungen aktiviert, aber Proctorio kann diese Daten nicht abrufen oder einsehen, es sei denn, die Institution genehmigt hat.

2. Es unmöglich machen, dass außer autorisierten Mitarbeitern der Institution auf die Daten der Prüfungsteilnehmer zugreifen. Proctorio verwendet zwei Methoden, um sicherzustellen, dass die Daten der Testteilnehmer unleserlich und für unbefugte Personen unzugänglich sind. Ein Prozess, der bekannt ist als Pseudonymisierung Verschlüsselt alle Kennungen wie Name oder E-Mail in zufällige alphanumerische Sequenzen. Als Technologiekoordinator an der UTHS konnte ich die Namen unserer Studierenden neben ihren Prüfungsdaten sehen; Als Proctorio-Mitarbeiter würde ich etwas sehen wie "c15d8d531050465196..." Du könntest denken, ich könnte diesen String verwenden, um die Prüfungsdaten eines Testteilnehmers nachzuschlagen. Nein. Proctorios Null-Wissen, End-to-End-Verschlüsselung Sorgt dafür. Wie bei der Pseudonymisierung verschlüsselt die Verschlüsselung alle Daten der Testteilnehmer, und der einzige Weg, sie zu entschlüsseln, ist, den richtigen Entschlüsselungsschlüssel zu haben. Jeder Schlüssel ist einzigartig und nur der Testinstitution bekannt (daher das "Null-Wissen"-Stück). Mit diesem Ansatz hat die Institution – nicht Proctorio – die vollständige Kontrolle darüber, wer auf die Daten der Prüflinge zugreifen kann und wer nicht. Tatsächlich war eine der Hauptaufgaben meines Teams an der UTHS die Verwaltung von Proctorio-Berechtigungen.

3. Managen Sie Risiken für den Datenschutz und die Sicherheit. Risikomanagement bedeutet, potenzielle Bedrohungen und Haftungen zu identifizieren und Systeme und Prozesse zu entwickeln, um diese zu überwinden. Wie bereits erwähnt, unterliegt Proctorio denselben Datenschutzgesetzen wie jede öffentliche Schule und unterzieht sich regelmäßigen internen und externen Audits, um die Einhaltung sicherzustellen. Die Systeme von Procotrio werden zudem routinemäßig Schwachstellenscans und Penetrationstests (d. h. absichtliche Angriffe) unterzogen, um mögliche Sicherheitsrisiken zu identifizieren. Risiko ist jedoch nicht nur für Software intrinsisch, sondern auch für Menschen und Prozesse. Daher gilt: alle Proctorio-Mitarbeiter müssen eine FBI-Hintergrundüberprüfung durchlaufen und an FERPA- und Cybersicherheitsschulungen teilnehmen. Soweit wir wissen, verlangt kein anderer Online-Proctoring-Service so etwas von seinen Mitarbeitern.

Es gibt akzeptable Umstände, unter denen ein benannter Proctorio-Mitarbeiter auf die Daten der Prüfungsteilnehmer zugreifen kann. Wenn eine Institution technische Unterstützung benötigt, kann sie einem Support-Mitarbeiter oder Produktingenieur vorübergehenden Zugang zu ihrem LMS oder ihrer Bewertungsplattform gewähren. Ich habe das mehrfach an der UTHS gemacht. Damals war ich überrascht (und ein wenig frustriert) zu entdecken, dass niemand bei Proctorio Zugang zu den Prüfungsdaten unserer Schüler hatte. Wie konnten sie keinen Zugriff auf ihr eigenes System, ihre eigenen Daten haben? Aber es stimmt und ist kein Szenario, das ich bei unseren anderen Dienstleistern oft erlebt habe. Stattdessen musste ich einen "Proctorio"-Benutzer erstellen, die entsprechenden Berechtigungen vergeben und sie dem betroffenen Kurs hinzufügen. Erst dann konnte ein Proctorio-Mitarbeiter sehen, was ich als Institutionsadministrator sah, und das Problem beheben.

Testteilnehmer können auch jederzeit (rund um die Uhr/365) einen Proctorio-Support-Mitarbeiter anrufen, eine E-Mail schreiben oder mit ihnen chatten, wenn sie technische Unterstützung benötigen oder einfach eine Frage oder ein Anliegen haben. Während dieser Austausche kann ein Testteilnehmer persönliche Informationen wie Namen oder E-Mail-Adresse angeben oder einem Support-Mitarbeiter erlauben, den Bildschirm und die Geräteeinrichtung einzusehen. Diese Informationen können vorübergehend in Proctorios Systemen gespeichert werden, aber sie werden nie außerhalb der angeforderten Unterstützung verwendet.

Während UTHS nur Proctorios automatisierten Beaufsichtigungsdienst nutzte, abonnieren andere Institutionen zusätzliche Proctorio-Dienste. Live Proctoring, Live ID, Verify Environment und Professional Review sind alles Dienste, bei denen Proctorio-Mitarbeiter auf die Daten der Testteilnehmer zugreifen und sie überprüfen müssen. Auch hier muss die Institution zunächst diese Dienste aktivieren; erst dann kann Proctorio auf die Daten zugreifen.

Okay. Das war eine Menge. Hier wird es in drei zentrale Erkenntnisse zusammengefasst:

-Proctorio erfüllt und übertrifft oft die Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit, sowohl hier in den USA als auch im Ausland.

-Proctorio kann und wird keine Nutzerdaten teilen oder verkaufen. Es ist sowieso ein durcheinandergebrachtes Durcheinander, also nutzlos.

-Nur von der Institution ausgewählte autorisierte Personen können auf die Daten der Prüfungsteilnehmer zugreifen und diese einsehen. Die einzige Möglichkeit, wie Proctorio die Daten eines Prüfungsteilnehmers einsieht, ist, wenn die Institution sie erlaubt.

Natürlich sind die sichersten Daten Daten, die nicht existieren. Deshalb will Proctorio begrenzen, wie viele Daten es abgreift und sammelt, und deshalb müssen alle Institutionen eine Datenaufbewahrungsrichtlinie im Rahmen ihrer Vereinbarung mit Proctorio umsetzen. Eine Datenaufbewahrungsrichtlinie definiert den Zeitraum, in dem Daten gespeichert werden dürfen, bevor sie gelöscht werden – nicht nur gelöscht werden. Bei den meisten Institutionen werden die Proctorio-Prüfungsdaten zwischen 1 und 12 Monaten gespeichert. Institutionen können auch manuell löschen und Zerstören Prüfungsdaten, aber alle verbleibenden Unterlagen werden automatisch von Proctorio vernichtet, sobald die Aufbewahrungsfrist abläuft. Sind die Daten wirklich nicht wiederherstellbar? Ja, ich spreche aus Erfahrung. Ein- oder zweimal an der UTHS bat ich Proctorio, die Prüfungsdaten eines Prüflings wiederherzustellen; Mir wurde höflich mitgeteilt, dass das nicht möglich sei.